Selain memperhatikan profit dan strategi marketing, seorang pengusaha UMKM juga perlu memperhatikan pengelolaan stok barang. Masih banyak sekali pengusaha di luar sana yang tidak tahu bagaimana cara mengelola stok barang yang baik dan benar.
Secara umum, peran pengelolaan stok barang ini sangat penting. Bagaimana tidak, ketersediaan stok barang akan mempengaruhi profit yang didapat pengusaha UMKM dalam jangka waktu panjang. Hal ini juga berkaitan dengan biaya pengeluaran dan pemasukan perusahaan.
Daftar isi
Cara Mengelola Stok Barang yang Baik dan Benar
Ada dua kondisi berbeda terkait stok barang jika tidak dikelola dengan benar. Yang pertama ada kondisi stok barang terlalu banyak. Stok barang yang berlebihan, berpotensi menimbulkan penyimpanan barang yang besar dan biaya pembelian barang tersebut jadi sia-sia.
Bahkan kebanyakan barang juga akan membuat Anda harus mengeluarkan biaya lagi untuk penyimpanan barang tersebut. Selanjutnya ada kondisi barang yang terlalu sedikit atau stok kurang.
Barang yang terlalu sedikit tentu akan mengakibatkan kesempatan profit hilang begitu saja karena tidak adanya barang yang dijual pada pembeli. Maka kondisi persediaan ini harus dibuat seimbang. Bagaimana caranya? Simak berikut ini 10 cara mengelola stok barang:
1. Pelabelan Nama Barang
Hal pertama yang dilakukan untuk mengelola stok barang, tidak hanya berpatokan pada jumlah barang tersebut. Anda juga perlu memberikan label nama barang. Pastikan setiap barang yang sudah jadi stok perusahaan tersebut dipisahkan sesuai dengan jenisnya.
Setelah dipisah sesuai jenisnya, tata sesuai dengan tempat yang sudah disediakan dan masih dalam kondisi sesuai jenis barang. Barulah setelah itu berikan label nama barang pada setiap rak atau kotak tempat barang tersebut.
Jika penataan barang ini sudah sesuai dengan nama labelnya, pasti ke depannya akan memudahkan Anda untuk menghitung jumlah stok yang ada dan yang sudah habis.
2. Mencatat Stok Sejak Awal Masuk
Sebelum masuk ke dalam rak yang tersedia, pastikan dulu Anda sudah melakukan perhitungan jumlah stok barang yang sesuai. Jika sudah tertata rapi, barulah ketika ada pembelian masuk Anda bisa mencatat jumlah barang keluar.
Pencatatan ini biasa dikenal dengan istilah laporan barang masuk dan keluar. Catatan ini bisa ditulis secara rinci dalam buku catatan khusus atau diketik dalam file. Pastikan catatan ini aman dan ditanya tidak mudah hilang. Penjelasan rinci poin ini akan dijelaskan di poin selanjutnya.
3. Memahami Kebutuhan Bisnis Terkait Pengelolaan Stok
Bisnis dengan skala kecil dan besar, pasti kebutuhannya berbeda. Hal ini juga menyangkut kebutuhan dalam hal penggunaan cara atau metode pengelolaan barang. Untuk bisnis yang skalanya kecil, pengelolaan stok barang secara manual masih sangat membantu.
Namun jika bisnis sudah mencapai skala besar, akan sangat sulit jika hanya menggunakan cara manual. Cara manual yang dimaksud di sini adalah seperti penggunaan catatan stok barang menggunakan kertas dan bolpoin seperti poin sebelumnya.
Bisnis berskala besar tentu akan membutuhkan sistem yang lebih cepat dan efisien digunakan. Salah satunya adalah dengan menggunakan aplikasi atau software khusus. Maka sebelum itu, sangat penting bagi Anda untuk memahami kebutuhan bisnis yang sedang dijalankan saat ini.
4. Menggunakan Aplikasi atau Software yang Tepat
Saat ini kebutuhan bisnis UMKM di luar sana juga semakin meningkat. Tak heran jika saat ini sudah banyak sekali dibangun aplikasi maupun software yang digunakan untuk mengelola stok barang dalam bisnis berskala besar.
Penggunaan aplikasi maupun software ini akan sangat memudahkan Anda untuk melakukan pengelolaan stok barang secara efisien. Maka pastikan Anda memilih aplikasi atau software yang tepat. Caranya, kenali dulu bagaimana aplikasi tersebut berjalan.
Apa saja fitur yang ada dalam aplikasi tersebut, juga patut jadi pertimbangan. Dan yang paling penting adalah pastikan Anda bisa menggunakan aplikasi tersebut. Salah satu tujuan menggunakan aplikasi ini adalah untuk memudahkan kinerja Anda.
Lantas jika aplikasi tersebut justru sulit untuk dioperasikan, maka tentu aplikasi ini tidak tepat digunakan. Baca ulasan para pengguna aplikasi dan ketahui berapa rating yang ada pada aplikasi tersebut.
5. Lakukan Pengecekan Fisik Barang
Selain melakukan pengelolaan dalam hal stok barang, pastikan Anda juga melakukan pemeriksaan baik dan buruknya kondisi fisik barang. Hal ini kerap dikenal dengan istilah stock opname. Memantau secara rutin kondisi barang ini akan mengurangi resiko kerugian besar.
Barang yang sudah disimpan dalam gudang memang tidak menjamin keamanan 100%. Karenanya butuh pengecekan ulang dan penanganan pada barang yang dianggap hampir rusak. Sehingga nantinya perusahaan tidak banyak dirugikan karena kecacatan stok barang.
6. Membeli Stok Barang Sesuai Kadarnya
Di awal mungkin sudah sedikit disinggung terkait dua istilah yang sering dihadapi oleh para pengusaha UMKM. Dua istilah yang dimaksud tersebut adalah overstock dan stockout.
Overstock merupakan kondisi yang mana terlalu banyak barang yang disimpan di gudang dan belum terjual. Sedangkan stockout adalah jumlah barang kurang sebelum target penjualan terpenuhi. Keduanya berpotensi merugikan pelaku UMKM.
Karenanya perlu diperhatikan jumlah pembelian barang yang akan masuk ke gudang. Gunakan perencanaan yang matang untuk membeli barang jual dengan jumlah yang tepat.
7. Membuat Jadwal Keluar Masuknya Persediaan
Pengaturan jadwal masuk dan keluarnya persediaan barang juga sangat penting diperhatikan. Anda bisa buat jadwal kapan harus melakukan pemesanan barang ulang dan kapan harus mengeluarkan semua persediaan untuk dijual.
Dengan membuat jadwal persediaan ini, pengaturan stok barang jadi bisa lebih teratur. Cara mengelola stok barang yang satu ini juga cukup efektif diaplikasikan dan dapat mengurangi resiko kerugian toko.
8. Membuat Perhitungan Anggaran Barang
Setiap bisnis UMKM pasti punya anggaran tertentu untuk membeli stok barang. Anda perlu menghitung berapa uang yang sudah keluar untuk membeli stok barang tersebut. Selanjutnya catat juga harga pokok penjualan dan harga jual barang persediaan tersebut.
Dengan metode ini, Anda dapat memperhitungkan keuntungan yang akan didapat jika persediaan barang terjual secara keseluruhan. Selain itu Anda juga bisa membantu jalannya arus kas perusahaan dengan baik.
9. Menggunakan Teknologi Program Stok Barang
Teknologi program stok barang merupakan salah satu program yang digunakan untuk memberikan potensi keamanan atau jaminan keamanan stok barang dari resiko kemalingan, rusak, dan lain-lain.
Tak hanya itu, program ini juga bekerja untuk memberikan informasi akurat terkait persediaan barang. Biasanya program ini akan mencatat terlebih dulu persediaan yang masuk.
Kemudian pada saat ada permintaan barang dari konsumen, akan terdeteksi jumlah barang yang keluar secara otomatis. Sistem ini punya kesamaan dengan software kelola stok persediaan. Namun punya perbedaan dalam penggunaannya.
10. Menerapkan ERP
Sistem ERP seringkali digunakan pada sistem kelola barang. Sistem ini memiliki hak akses user yang sifatnya fleksibel, serta punya sistem yang multi lokasi. Pengelolaan gudang persediaan akan lebih lengkap dengan menggunakan sistem ERP ini.
Mudah Bukan Mengelola Stok Barang?
10 cara mengelola stok barang di atas bisa Anda terapkan sebagai pelaku bisnis UMKM. Semakin bagus pengelolaan barang yang diterapkan, semakin bagus pula profit yang nanti didapatkan. Potensi kerugian pun akan berkurang dengan drastis.
Baca artikel keuangan UMKM lainnya untuk mendukung pengetahuan keuangan Anda. Semoga artikel ini bermanfaat dan membantu UKM Anda!
