Bukti transaksi dalam suatu proses pembayaran sangat penting dicermati. Menariknya, jenis bukti transaksi bukan hanya terdiri dari satu jenis saja. Akan tetapi, ada begitu banyak varian bukti transaksi yang bisa coba dicari melalui berbagai situs halaman Google.
Bahkan beberapa di antaranya tentu terasa sangat familier. Bukti transaksi bisa memperkuat transaksi yang sudah dilakukan sekaligus mampu mempermudah akuntan perusahaan di dalam menyusun laporan keuangan tertentu.
Daftar isi
Apa yang Dimaksud Bukti Transaksi
Bukti transaksi merupakan segala macam bentuk bukti tertulis yang mencatat maupun merekap seluruh kegiatan transaksi yang terjadi dalam suatu perusahaan maupun bisnis tertentu. Bukti transaksi menjadi bukti konkret telah dilakukannya transaksi tertentu.
Tanpa adanya bukti transaksi tentu transaksi yang dilakukan agak kurang kuat di mata hukum. Apalagi jika terjadi kendala. Bahkan hingga sampai ke meja hijau sekalipun akan terasa sulit jika tidak mempunyai bukti transaksi.
Pengelompokkan Bukti Transaksi
Bukti transaksi sangat penting digunakan untuk keperluan administrasi proses transaksi yang sudah selesai dilakukan. Bukti transaksi nantinya bisa dipegang oleh orang akuntan untuk mencukupi kebutuhan transaksi tersebut. Bukti transaksi dikelompokkan menjadi dua macam yaitu:
1. Bukti Transfer Internal
Bukti transfer internal merupakan bukti catatan transfer yang berasal dari dalam perusahaan. Transaksi ini dilakukan oleh personalia perusahaan dan hanya mengikuti segala macam aturan yang ada di dalam perusahaan.
Transaksi internal seperti ini cenderung berorientasi pada perubahan posisi keuangan yang terjadi di dalam internal perusahaan. Bukti transaksi internal perusahaan bisa dicontohkan seperti halnya memo yang berasal dari pihak pimpinan perusahaan yang diberikan kepada pegawai perusahaan.
2. Bukti Transfer Eksternal
Selain bukti transaksi internal, juga terdapat bukti transfer eksternal. Bukti transfer ini memuat bukti pencatatan transaksi yang berlangsung antara pihak perusahaan dengan pihak-pihak yang berasal dari luar perusahaan.
Jenis bukti transaksi eksternal sebetulnya ada begitu banyak macamnya. Bahkan beberapa di antaranya pun sering dijumpai dalam kehidupan sehari-hari. Mulai dari faktur, kwitansi, cek, nota kredit, dan lainnya.
Jenis-Jenis Bukti Transaksi
Terdapat begitu banyak jenis bukti transaksi yang bisa digunakan sebagai bukti suatu proses transaksi yang sudah selesai dilakukan. Beberapa jenis dari bukti transaksi ini bukan hanya mencakup bukti transfer internal saja, melainkan juga dilihat dari sisi eksternal.
1. Faktur Penjualan
Faktur penjualan menjadi salah satu jenis bukti transaksi yang banyak dijumpai. Faktur penjualan adalah bukti transaksi yang menyatakan bahwa suatu produk sudah laku terjual. Di dalam faktur penjualan tercantum jumlah serta harga barang dari produk yang sudah laku tersebut.
Di samping itu, juga masih terdapat beberapa komponen yang dimuat dalam faktur penjualan. Beberapa di antaranya nama, jumlah, harga produk, data perusahaan, NPWP, serta PPN. Bukti ini nantinya mampu menunjukkan bahwa suatu perusahaan sudah melakukan penjualan produk tertentu.
2. Faktur Pembelian
Faktur pembelian juga menjadi salah satu variasi bukti transaksi yang banyak dijumpai di berbagai perusahaan. Biasanya faktur pembelian dipegang oleh pihak administrasi sebagai bukti pencatatan bahwa suatu perusahaan sudah melakukan pembelian produk tertentu.
Sama halnya seperti faktur penjualan, di dalam faktur pembelian juga memuat beberapa komponen. Mulai dari nama, identitas atau data perusahaan, nomor transaksi, detail transaksi yang dilakukan, harga, stempel perusahaan, serta tenggat waktu.
3. Faktur Pajak
Faktur pajak adalah bukti transaksi yang memuat informasi bahwa baik itu penjual maupun pembeli sudah menyetorkan pajak dengan jumlah tertentu pada Direktorat Jenderal Pajak Indonesia secara tertib dan baik.
Nantinya, apabila dilakukan pengecekan, maka bukti transaksi ini bisa dijadikan sebagai pegangan bernama faktur pajak. Bukti ini sekaligus menjadi tanda bahwa perusahaan sudah menjadi warga negara yang baik karena sudah melakukan pembayaran pajak.
4. Kas Masuk
Kemudian, kas masuk. Dokumen ini merupakan bukti transaksi terkait penerimaan uang (kas). Nantinya bukti ini hanya akan digunakan oleh pihak internal suatu perusahaan saja sebagai pencatatan bahwa telah uang masuk yang diterima.
Kas masuk yang diperoleh pada hakikatnya bisa berasal dari pembayaran tunai yang dilakukan oleh konsumen, di mana mereka sudah melakukan pembayaran cicilan, bunga, jenis investas,i dan sebagainya.
5. Nota Retur
Selain kas masuk, contoh bukti transaksi lainnya adalah nota retur. Sesuai dengan namanya nota retur merupakan bukti transfer terkait pengembalian suatu barang yang dilakukan oleh pihak pembeli kepada pihak penjual.
Pengembalian barang tersebut bisa dikarenakan berbagai macam alasan. Misalnya, barang rusak, cacat, atau tidak sesuai. Sebagai informasi, retur hanya bisa dilakukan ketika seseorang melakukan pembelian barang saja dan bukan jasa.
6. Kas Keluar
Bukan hanya ada kas masuk saja, namun suatu perusahaan juga membutuhkan kas keluar. Kas ini merupakan bukti transaksi yang memuat informasi transaksi pengeluaran dana atau pembayaran produk tertentu.
Kas keluar biasanya digunakan untuk pengeluaran berbagai macam kebutuhan kantor. Misalnya, peralatan atau alat tulis kantor, kebutuhan dapur atau pantry, biaya perawatan berbagai macam bagian kantor, dan sebagainya.
7. Setoran Bank
Bukti transaksi berupa setoran bank tentu sudah tidak asing lagi. Jenis bukti transaksi ini biasanya dilakukan oleh pihak bank maupun perusahaan tersebut. Bukti transaksi ini dapat mempermudah pihak perusahaan karena tidak harus menuliskan slip setoran setiap harinya ke bank.
Bukti transaksi ini nantinya akan menjadi satu bagian dengan kas keluar sekaligus bisa dijadikan sebagai arsip bagi perusahaan. Setoran bank seperti ini bisa dilakukan pada pihak bank yang memang sudah terkoneksi dengan perusahaan.
8. Kwitansi
Kwitansi adalah bukti pembayaran maupun penerimaan uang yang dilakukan secara kontan. Kwitansi secara umum dilakukan lewat cara manual dan dibuat dengan ditandatangani oleh kedua belah pihak yang terlibat dalam transaksi tersebut.
Bukti transaksi ini kelak juga bisa bermanfaat saat ada kendala. Terutama ketika di persidangan. Jadi, apabila ada permasalahan terkait pembayaran tersebut sampai ke meja hijau, maka kwitansi tersebut bisa menjadi bukti konkret.
9. Bukti Memorandum
Bukti memorandum menjadi salah satu dari jenis bukti atau dokumen transaksi yang dibuat oleh pihak direktur, pimpinan maupun orang lainnya dengan wewenang khusus yakni bertanggung jawab terhadap internal perusahaan.
Sebagai contoh adalah memo yang diberikan untuk melakukan pencatatan gaji karyawan pada setiap bulannya. Jadi, dapat dikatakan bahwa bukti memorandum menjadi salah satu dokumen transaksi keuangan yang sering ditemukan di perusahaan.
10. Cek
Cek merupakan perintah tidak bersyarat yang berasal dari nasabah (pemilik rekening giro) kepada pihak bank untuk mencairkan dana dalam jumlah nominal tertentu sesuai yang tersurat dalam cek tersebut. Cek seringkali juga disebut sebagai bukti transaksi yang penting disimpan sebagai arsip.
Cek sebenarnya juga bisa dipindah tangankan dan senantiasa diterbitkan dalam nominal rupiah. Dengan adanya cek, maka transaksi bisa berjalan dengan mudah tanpa ribet harus membawa-bawa uang tunai setelah melakukan transaksi tertentu.
Jenis bukti transaksi yang berlaku sampai saat ini memang begitu bervariasi. Beberapa bukti transaksi tersebut bisa dikelompokkan ke dalam internal perusahaan maupun eksternal perusahaan. Seperti cek, kwitansi, nota retur, faktur penjualan, dan sebagainya.
